Макинтош и образование:Информатика и ИТ:Пособие:Как оформляют документы

© М.Е. Крекин, 1999, 2002

Глава 6
Как оформляют документы

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам. Этим правилам и посвящена данная глава.

Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами⁷. Они обеспечивают:

• юридическую силу документов;
• их оперативное составление и использование;
• быстрый поиск;
• возможность автоматизации работы.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

• левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;
• верхнее -- не менее 20 мм;
• правое -- не менее 10 мм;
• нижнее -- не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами⁸. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.

На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.

В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции -- и автора), например:

Директору школы №9999
Петрову В.В.
от ученика 8 класса "А"
Иванова Ивана

Реквизит "название документа" проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше -- по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).

Дата -- один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.

Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например, "АКТ инвентаризации".

После заголовочной части документа ("шапки") следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется "полное" выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.

Заканчивает документ обязательный реквизит -- подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.

Рассмотрим теперь конкретные виды документов.

Заявление -- документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.

При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию -- резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).

В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это -- расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.

Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.

Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.

Последний документ, который мы рассмотрим, -- протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем -- повестка дня.

В основной части -- либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.

Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату -- современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.

Контрольные вопросы

1. Назови общие правила оформления документов.
2. Перечисли основные реквизиты документов. Как они располагаются на листе?
3. Какие виды документов тебе известны? Как они оформляются?

Примечания

7. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов"
8. От лат. Requisitum -- необходимое